Зовнішній бухгалтер для компанії: коли настав час зробити цей крок

Ведення бухгалтерії – основний обов’язок кожного підприємця, який з’являється під час реєстрації ФОП чи ТОВ.

Ведення бухгалтерії – основний обов’язок кожного підприємця, який з’являється під час реєстрації ФОП чи ТОВ. Не має значення, в якій сфері працює бізнес, які обсяги доходу отримує, чи має найманих працівників, РРО та ін. ПКУ встановлює вимоги та правила для всіх підприємців – щодо ведення бухгалтерського обліку, подання звітності, своєчасної сплати податків тощо.

Організація ведення бухобліку ФОП

Деякі ФОП з моменту оформлення справи намагаються самостійно вести всю фінансову документацію. І таке рішення дає змогу зекономити на витратах, проте має низку недоліків:

1. Необхідність витрачати на ведення бухгалтерії та вирішення поточних питань багато часу й сил.
2. Високий ризик помилок і недотримання вимог, за що податкова нараховує чималі штрафи.
3. Постійний стрес і відповідальність, необхідність слідкувати за змінами в ПКУ.

Самостійне ведення бухгалтерії може бути актуальним рішенням для ФОП 1-3 групи єдиного податку з невеликим обсягом операцій. Тут вимоги мінімальні, а часу на оформлення документації та подачу звітності витрачається не так уже й багато.

Але в певний момент і ФОПи залучають до ведення бухгалтерії спеціалістів – наймають працівника чи вибирають аутсорсинг бухгалтерських послуг:

• В разі зростання обсягів доходів, кількості операцій.
• Після прийому на роботу працівників – ведення кадрового обліку потребує знань і досвіду.
• При переході на загальну систему, додавання ПДВ, акцизу та інших податків.

Часто ФОП приймають рішення залучити фахівця після отримання штрафів і появи складнощів – розуміючи, що самостійно не справляються.

Ведення бухгалтерії компанії

Що стосується компаній, то бухгалтерією підприємства завжди займається фахівець – це може бути бухгалтер в штаті або ж зовнішній спеціаліст.

Наймаючи працівника в штат, компанії повинні бути готовими до:

• Витрат на облаштування місця роботи фахівця, купівлю техніки та меблів, оплати комунальних послуг, доступів до бухсервісів та ін.
• Нарахування щомісячної зарплати працівнику, сума якої не може бути меншою за 8000 грн. в 2025 році, але зазвичай є значно більшою (конкурентною на ринку).
• Необхідності контролювати, мотивувати співробітника та нести відповідальність в разі неякісного виконання ним обов’язків.

Уникнути всіх цих неприємностей можна, передавши ведення бухобліку зовнішній компанії, яка спеціалізується на наданні таких послуг.

Особливості передачі бухобліку на аутсорс

Аутсорсинг бухгалтерії останнім часом стає все більш популярним. Модель співпраці досить проста:

1. Клієнт формує перелік послуг, які йому потрібні.
2. Компанія розраховує вартість обслуговування.
3. Укладається договір про співпрацю.
4. Бізнес працює, а бухгалтер на аутсорсі веде облік.

Наразі на аутсорс все частіше передають не лише бухгалтерію, але і HR, маркетинг, юридичний супровід. Особливо актуальний такий підхід для невеликих компаній, де утримання штатного працівника чи цілого відділу є нерентабельним.

Аутсорсинг бухобліку гарантує бізнесу наступні переваги:

• Оптимізація витрат – оплата здійснюється виключно за визначений набір послуг.
• Зниження ризиків штрафів, фінансових втрат, адже облік веде спеціаліст.
• Високий рівень кваліфікації фахівця, значний досвід ведення ФОП, ТОВ.
• Зручність – співпраця зазвичай організована онлайн, всі питання вирішуються швидко.
• Відсутність будь-яких проблем – з пошуком заміни на час відсутності фахівця, мотивації, контролю.
• Відповідальність та гарантії – закріплені в договорі, що захищає клієнта і його бізнес.

Важливою перевагою є гнучкість при масштабуванні компанії. В разі збільшення обсягів роботи клієнту просто потрібно про це повідомити. Аутсорсер самостійно вирішить всі питання для забезпечення безперервності обслуговування. Тому ТОВ роками може співпрацювати з бухгалтерами на аутсорсі, а перелік послуг розширювати відповідно до зростання бізнесу.

Під час вибору надавача послуг для замовлення ведення бухобліку на аутсорсі варто звертати увагу на кілька основних моментів: скільки працює на ринку, кваліфікація фахівців, наявність у них досвіду ведення обліку ФОП, ТОВ у конкретній сфері. А до підписання договору уважно все обговорити та детально ознайомитися з умовами співпраці.