Как переехать в новый офис

Переезд - хлопотный и трудоёмкий процесс, особенно если переезжает целая компания. Сложно ли переехать в новый офис? О каких правилах следует помнить?

Офисный переезд – кропотливая работа. Необходимо доставить дорогостоящую технику в полной сохранности и не потерять ни одного документа по дороге. Правильно организованный процесс подразумевает также проектировку – грамотное расположение на новом месте. Как переехать без потерь и избежать снижения KPI?

Планируйте

Обозначьте продолжительность погрузки, разгрузки, установки мебели, компьютеров. С точным планом проще оценить трудности, возникающие в процессе. Если требуется перевезти 30 человек, хватит 5-ти часов, если сотрудников больше – лучше выделить на транспортировку двое суток.

Оставляйте 10 ч в запасе

Приготовьтесь выделить больше запланированного времени. Действуйте оперативно, но не ставьте в расписание важных задач на ближайшее время. Это позволит избежать дедлайнов и срыва сделок.

Не отвлекайтесь от работы

Чтобы поддерживать производительность труда, рекомендуется планировать переезд в нерабочие дни. Дмитрий Дегтярев, руководитель мувинговой компании, замечает: «Лучше перевозить офис в выходные, всем известна ситуация с пробками в Москве».

Маркируйте вещи

Отмечайте информацию, позволяющую доставить объект на своё место в новом помещении. Предметы общего пользования маркируйте символом компании, иначе есть риск оставить их по невнимательности.

На личных вещах указывайте:

• Отдел;
• Номер комнаты;
• Рабочую зону;
• ФИО работника.

Избавляйтесь от лишнего

Проведите генеральную уборку, освободитесь от предметов, которые давно не используются. Упростите задачу грузчикам.

Налаживайте работу сотрудников

Подчинённые и коллеги должны быть информированы о переезде заранее. План готов? Проведите собрание за 5 мин до начала рабочего дня и озвучьте основные моменты.

1. Снабдите работников коробками для упаковки личного имущества;
2. Сообщите точный адрес и схему проезда;
3. Покажите план посадки в новом офисе.

Офисный переезд заказать лучше у профессионалов, чтобы сотрудники думали о своих целях и обязанностях, но не о погрузке имущества. Так компания не снизит темпа и показателей эффективности. Экономия может обернуться поломкой и выходом из строя оборудования.

Расставляйте приоритеты

Определите, какие вещи необходимо собрать и расставить в первую очередь, а какие могут подождать. Если без компьютеров невозможно организовать работу, позаботьтесь о своевременной доставке техники.